通过Microsoft 365访问评审防止云数据泄露

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09:45 AM

Microsoft 365让共享变得如此便捷，以至于可能迅速失控。大多数组织并不清楚其用户正在共享什么内容或与谁共享，这使公司数据面临风险。了解如何通过M365的访问评审重新掌控共享内容。

云协作已成为现代工作场所的基石。数以百万计的公司依赖Microsoft 365等平台为员工提供无缝共享体验。仅Microsoft Teams在全球就拥有3.2亿活跃用户：这个数字已接近美国总人口。

云套件的吸引力显而易见。向同事发送演示文稿并讨论反馈；与团队进行视频通话时，将更新的幻灯片文件放入会议聊天窗口——同时还能通过Teams安排午餐计划。随时共享文档从未如此简单。

但让最终用户共享变得过于便利的问题在于，安全团队难以跟进。随着数百名用户发送链接和邀请访客，组织很快会失去对员工共享内容的追踪。

云套件使您的员工能够在没有IT或安全团队监督的情况下自主决定访问权限：只需点击“共享”并标记同事、业务伙伴、承包商或任何您想分享的人。

过度共享：当云访问失控时

如果没有适当的防护措施，使用Microsoft 365等云套件会导致过度共享：内容被共享的时间超过必要期限，或共享给超出实际需要的人员。

无论这是由于粗心大意还是恶意行为所致，过度共享都是巨大的安全风险，会导致云文档暴露，敏感数据易遭窃取、泄露或破坏。

有问题的共享往往始于善意，访问权限最初具有明确的业务目的，但长期缺乏检查。以下是实践中过度共享的一些示例，您可能会在自己的工作场所发现类似场景。

Microsoft 365中的过度共享表现：

自由职业者为协助项目获得某些文件的访问权限。项目结束后，无人记得取消其权限。他们无限期保留访问权。

您创建电子表格与公关机构协调工作。次年更换机构后，却从未删除原始文件。

新成员加入Microsoft Teams频道。他们获得了通过“文件”选项卡共享的所有内容的访问权限，包括您未意识到的敏感文档。

您在SharePoint中创建文件夹与供应商共享文件。随着时间的推移，用户开始在该文件夹中存储其他文档，而未考虑谁有权访问。

类似情况不胜枚举：共享链接被粘贴到电子邮件链中、从未从云文档中移除的非活跃账户等等。

通过Teams、OneDrive和SharePoint的访问评审重新掌控共享内容

tenfold是首个为Microsoft 365共享内容提供深度访问评审的身份治理解决方案。从SharePoint站点到Teams频道及一对一聊天：全面掌握用户的共享内容，并提示他们撤销过时的云访问权限。

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原生M365工具：无可见性，无控制力

Microsoft 365让用户轻松共享文档，却让组织几乎无法了解用户的共享内容。Microsoft 365原生工具对此问题缺乏可见性。

用户共享信息分散在SharePoint站点、Teams频道和每个用户的个人OneDrive中。云权限没有集中报告功能，使组织在过度共享方面完全处于盲区。

缺乏适当控制是云访问风险的主要驱动因素之一。即使是第三方工具或付费插件也难以胜任此任务。例如，虽然Entra ID治理包含访问评审，但仅涵盖账户和组成员身份——不涉及共享内容。

这导致巨大的安全盲区，使组织容易遭受意外泄漏和定向数据窃取。只有针对云权限和共享内容的深度治理才能化解此风险。

共享内容的访问评审可消除过时且危险的云权限。

曙光：tenfold的M365访问评审

如果您正为控制共享内容而困扰，这里有个好消息：我们的身份治理解决方案tenfold是业内首个提供共享内容访问评审的工具。

tenfold不仅让您深度了解用户的共享内容——提供跨Teams、OneDrive和SharePoint的共享内容集中概览——还能提示用户及频道/站点所有者评审共享链接和权限。

tenfold中的Microsoft 365治理功能：

基于角色的访问、生命周期管理及云端与本地的深度报告
跨Teams、OneDrive和SharePoint的共享内容集中概览
M365用户、群组和共享内容的访问评审
通过个性化评审仪表板简化评审执行
完整的请求、变更和评审决策审计追踪
评审结果的自动执行

每个用户都会收到个人评审仪表板的链接，其中显示他们当前共享的所有项目，并允许一键确认或移除。tenfold会自动撤销所有未通过评审的共享链接或权限。