程序一、基础工程资料规划建档：
一个制造产业能否透过实施ERP全面电算化整合信息管理系统，而使企业能够具备：明确化、合理化、高效化、规范化、精细化、自动化的优质管理体系，第一个关键性的问题就是要对整个产业的基础工程做正确而合理的规划。
因为一个产业的基础工程规划建立就有如一栋大楼的地基规划建立一样重要，没有良好稳固的基础，就不可能建立一个具备高效而优质管理体系的企业。
一个制造产业在实施ERP全面电算化整合信息管理系统时必须先规划建立的基础工程包括哪些项目？
我们分别先列示如下，并且一一加以详细说明：
1、集团公司组织规划建档：
当一个企业已经发展成为集团企业之时，规模越大者或跨国际经营者，其经营管理体系的复杂度远比单一公司要超过十倍以上。面对这种大型集团企业的ERP全面电算化整合信息管理系统的规划实施，首先就要把整个集团公司的母子公司组织关系规划建档完成，包括：每个公司的代码、名称（本国名称／英文名称）、资本额、持股比率、公司所在地区／国家、地址、网址、ERP数据库的网址、重要主管资料、使用系统代码、产生单据代码等，并且可以从公司组织表查看到每一家公司的从属关系。
将来整个集团公司的运筹管理资料数据彙总，都会透过这份公司组织表建立的相关数据做为依据，包括：财务运筹管理、营业运筹管理、存货运筹管理、采购运筹管理、人力资源运筹管理、产品研发运筹管理等体系。
通常一个集团企业可以发展到100个母子公司以上已经不多见了，像荷兰的Philips飞利浦集团或美国的GE通用集团，子公司号称超过1000家，在母子公司编码的技术上，都还不会产生重大困扰。我们建议对于关系企业的公司编码上，和客户编码／厂商编码采用相同的编码规则，这样是一劳永逸的办法。即：
(a)、对于国内使用中文的公司，直接以公司名称的前四个中文字的罗马拼音的第一码，４码以后则用流水码，可避免前４码重复。至于流水码要用几码，要看往来客户和厂商的家数多少来决定，最多可以用到４个流水码。
(b)、对于国外非使用中文名称的公司，则直接使用其英文名称的前四码，再加上流水码，将来就可以简单的进行查询的作业。
2、厂别／营所规划建档：
厂别／营所／分公司和母子公司的关系完全不同，母子公司是指两者都同时具备独立的法人资格，都必须独立向政府的税务机关报税的不同公司。而厂别／营所／分公司是指：在同一个公司名称法人之下，有多个制造工厂，多个营业所，或多个分公司，在申报企业之营利事业财务报表和所得税时，必须合并所有厂别／营所／分公司的数据，再统一向总公司所在地点的税捐机关申报。
对于每一个工厂／营所／分公司，都必须分别编定一个代码加以区别，因为厂别／营所／分公司和部门组织和部门代码并不相同，如果公司需要获得每一个厂别／营所／分公司经营的损益分析，就必须把厂别／营所／分公司加以编码管理。
厂别／营所／分公司的编码规则，最好就直接使用２码地区码，加上厂别流水码及属性即可。例如：昆山一厂：KS01F，东莞二厂：DG02F，其中“F”代表工厂（Factory）；上海营一所（或分公司）：SH01B，大连营二所（或分公司）：DL02B，其中“B”代表营业所或分公司（Branch）。如果营业所超过１０００家，就用４位流水码，肯定够用。
3、事业部别代码规划建档：
当一个企业跨产业经营的时候，就会用到事业部的管理技术和观念。事业部的观念和母子公司不同，也和厂别／营所的观念不同，事业部是以不同的产业做为区分的依据，例如：通讯事业部、计算机事业部、家电事业部、纺织事业部、包装事业部、化工事业部、家具事业部、汽车事业部等。对于相同的产业事业部可以再以不同的产品类别加以区分管理：例如：家电事业部之下，还可以再分为：洗衣机类、冰箱类、果汁机类、暖气机类、冷气机类、电视机类等产品类别。相同的产品类别再区分为不同的机型，或不同的产品型号，最底层则是每一项产品编号，即，一种产品型号可以依据客户的要求而衍生成为多项不同的产品编号。
部分企业因为规模并没有大到跨越多种产业别，而是以不同的产品类别当做一个事业部来规划管理，当然也可以。万一有一天企业突然快速发展之时，再来重新规划新的管理模式，还是可以透过企业改造来加以调整，只是要多花一点钱而已！
4、部门代号规划建档：
部门代号的编码是最简单的工作，但是也是最麻烦的工作，主要原因是：每一家企业的部门组织表都经常改变，增加（扩编）部门，减少（缩编）部门，部门归属调整重组，几乎每一个企业都必须面对部门组织经常变更的问题。
当公司调整部门组织时，一方面要能够建立新的组织表，同时还要确保每个部门先前发生的营收和费用不会消失，或是无法连贯，部门组织规划就必须要设计成为可以弹性组合的方式，随时可以把一个部门的上级部门修改为另一个部门，却不须要修改部门代号和名称。万一有一个部门必须要取消掉，只要输入该部门的失效日期就可以，从该部门失效的日期开始，任何新增的单据资料都不能选用该部门代码。在数据库中却不须要急着删除该部门的资料。
至于部门代码要如何编制，首先把部门区分属性并编定代码２码，例如：管理性质（MN）、营业性质（SA）、服务性质（SV）、财务性质（FN）、制造性质（MF）、品管性质（QC）、研发性质（RD）、生管性质（PC）、物控性质（MC）、采购性质（PR）、生技性质（TL）、人力资源性质（HR）、法务性质（LW）等，属性代码使用数字也可以。然后按照部门级数从０级、１级、２级、３级、４级到９级，使用１码应该足够。相同属性而且又同个级数的部门，可以用０１、０２、０３、０４、０５、０６、０７到９９加以编码，或从００１、００２、００３、００４、００５、００６、００７到９９９加以编码，即，使用２或３码。若集团企业需要把公司代码加到部门代码上的话，就在最后的两码或三码拿来当做公司代码即可。
5、生产线代码规划建档：
生产线／工作中心（Work center）和部门组织具有完全不同的属性，生产线／工作中心是指具备生产机能的单位，部门组织则是指在企业经营管理组织中行政运作的机能单位。
生产线／工作中心的规划编码，必须以生产管制部门的角度来规划。若生管人员安排生管排程到每一个机台，则每一个机台就是一条生产线（工作中心）。若生管人员安排生管排程到同型的整个机群，而每一个机台要生产甚么产品（工令单）是由车间现场主管决定，则整个机群就是一条生产线（工作中心）。
一条生产线（工作中心）的产能依据可能是以机器设备为主，或是以人工为主，或是以人／机同时配合为主。对于不同产业，生产线（工作中心）的产能依据都必须依据实际状况决定如何正确的加以规划。
生产线的代号最多可以使用８码，前２或３码为生产线的性质，后面的流水码则依据同型生产线的数量决定长度，可用１码、２码、３码、４码、或５码。例如：ZS01，ZS02，ZS03，表示成型注塑机０１、０２、０３三条生产线。ZK01，ZK02，ZK03，ZK04，ZK05表示钻孔机０１、０２、０３、０４、０５五条生产线。
6、仓库类别代码规划建档：
仓库的分类规划非常重要，因为仓库是存放存货的地方，为了要提高存货周转率，提高空间利用率，降低存货报废率，降低存货的存置成本，达到先进先出目标，同时还要能够符合政府合同核销海关保税帐务的相关法令规定。
仓库类别主要可以分为：一般存货仓、IQC进料检验仓、FQC完工待验仓、海关保税仓、车间线边仓、客户寄售仓、代送货仓、营销发货仓、海外发货仓、售服维修仓、厂商寄库仓、储槽存货仓、研发备品仓、冷冻仓、冷藏仓、AS/RS自动立体仓库、报废品仓等。若有其它类别的仓库，可以依据产业别的需求来定义。
除非有必要，通常不建议把仓库依据：成品仓、半成品仓、原材料仓、物料仓、商品仓、维修零组件仓来分类。因为各项料品的存量会不断增减变化，有可能原来存放制成品的仓库也把原材料存放进去，也可能原来存放原材料的仓库改存放半成品进去。
7、仓库／储位规划建档：
在存货管理的技术方面，我们建议采用十分钟存货管理法，可以在十分钟之内培训出非常优秀的仓库管理人才，这个管理技术将会在仓储存货管理分工体系中更详细加以解说。首先在这里必须强调几个观念：仓库和厂别／营所别不一定有绝对性的关系，因为，一个仓库的存货可以同时供给两个工厂或以上的用料，或是供应多个营业所的出货。
在仓库代码的规划方面，必须依据企业规模的大小和仓库的多少，来决定使用２码或３码做为每一个仓库的代码。
确定了仓库的编码之后，储位的编码就简单了，只要对于每一个仓库加以分区，再分段，再分层即可。至于每一个仓库的储位应该规划多大或多小的空间，必须依据产业类别的料品材积和存货数量而决定。
对于大型集团企业而言，不同的法人公司，除非会造成混淆，或有共用仓库的情况，否则可以使用相同的仓库代码，不会影响系统整合的问题。
8、员工代号规划建档：
员工代码的编码规则，最简单有效的方式为：前２码为员工到职的年度，后３码或４码流水码则为当年度员工到职的先后顺序。采用这种编码技术，员工代码可以永远不需要更改，直到退休或离职。因为从００年到９９年的期间，没有任何一个员工会工作超过１００年，而一个企业法人在同一年期间也不至于新进９９９９个员工，万一真的会超过９９９９人，就把流水号再加长到５码，可以让一年新进９９９９９个员工。
集团企业如果有必要区分员工上班的公司别的话，可以在员工编码前面加上公司代码，２码或３码。
对于大型集团企业的员工代码规划方面，不同的子公司法人可以有各别的员工编码，不须要由集团总公司来统一编码。只要对于某一个层级以上的员工，或特殊才能的员工，才有必要将其个人资料转到集团总公司的人力资源运筹管理系统之中，也才需要另外建立一个集团总公司的员工统一编码，以完整记录该员工的所有信息。即，对于重要员工，除了其在服务的公司有一个员工代码之外，在集团总公司的人力资源运筹管理系统中，还有另外一个彙总统一编码。
9、经办人代号规划建档：
经办人代号和员工代号是相同的规则，所谓：“经办人”是指公司里边的间接员工，除了直接员工以外的人员。只要在人力资源管理体系中的员工基本资料建档作业中的“成本别”栏位输入“直接人工”以外的选项，都应该是间接员工，也都是经办人。
10、币别代号规划建档：
对于有和外国企业做交易的公司，使用外国币是必然的事情。对于各国币别代号的规划，只要使用国际货币标准代码就可以，不需要自己公司另外编码。例如：美金为：USD，人民币为：RMB，港币为：HKD。
11、每日汇率规划建档：
每日汇率是对于外国币别每天的汇率变动数据输入建档到电算化系统中，供各部门人员做为参考和工作执行的依据。尽管现今国家政策是采取人民币和美金是固定的汇率，但是对日币、港币、欧元、加拿大币等仍然是浮动汇率。何况一个强大的经济实体国家迟早必然会走向浮动汇率的政策方向，以大中国地区的经济发展速度来做分析预估，采取浮动汇率的货币政策应该是在未来５年之内的国家大事。
每日汇率是以本国币为基准，相对于外国币别如何转换。因为每一家银行订定买入／卖出的汇率可以不一样，所以每日汇率就必须分成５种汇率：银行买入汇率、银行卖出汇率、海关买入汇率、海关卖出汇率、中间汇率（平均汇率）。
营业部门在对客户报价、接订单、收款结汇等作业项目，应该使用银行买入汇率，其中收款结汇时使用的汇率是银行水单上面註明的汇率。在船务部门出货结关时所使用的汇率则要以海关买入汇率为准。而采购部门的请购单、采购单等作业项目，应该使用银行卖出汇率，采购验收单的汇率则必须配合到海关报关时INVOICE和报关单上面的海关核定汇率。国外采购使用外币的付款结汇作业，不论采用T/T或L/C或其它付款方式，则是以银行实际结汇的汇率为基准。
12、产制型态规划建档：
产品生产制造的型态可以区分为：离散型（Assembly type）和连续型（Routing type）生产型态。同一个产业里的产品生产过程，有可能部份部件（半成品或制成品）是属于离散型生产型态，而另外部份的部件则是属于连续型生产型态。在生管排程和生产制造的管理技术中，对于离散型生产型态的部件是以制造指令（工令单WORK ORDER）来做排程和生产进度的控管依据，而对于连续型生产型态的部件则是以途程单／流程卡（RUN CARD）做为排程和生产进度控管的依据。
13、产品分类规划建档：
一个制造产业所生产的产品，应该可以区分为许多产品类别，为了做为经营管理／分析的依据，就必须对各种产品类别加以编定代码，做为计算机统计数据的依据。
不同的产业型态对于产品的分类方式也不同，例如家电产业，其产品类别可能有：冷气机类、电冰箱类、微波炉类、电视机类、电风扇类等。PCB印刷电路板产业，其产品类别可能有：单面板、双层板、四层板、六层板、八层板、十二层板等。对于纺织产业，其产品类别可能有：平织部、针织部、提花布、不织部、毛绒布等。每一个产业都会依据本身经营管理的需要订定产品的分类。只是，不能把产品分类和产品型号混为一谈，所谓产品型号（Model）是指相同类别的产品，因为市场的需求和研发设计的不同，而有不同的款式或型号。例如：Motorola 388，它的产品分类是：“手机类”，产品型号则是：“３８８系列”。
14、料品科目规划建档：
料品科目是指：所有产业内部使用到的各项物品如何对应到会计总帐的会计科目，以便在各部门的相关单据输入计算机软件系统之后，可以自动产生会计凭证的会计分录。
料品科目可以分为：原材料（M）、半成品（S）、制成品（P）、商品（Z）、间接物料（低值易耗品）（U）、固定资产类（A）、费用类（F）、维修零组件类（T）、免费料品（N）、客户提供料品（O）、无库存货品等（W）。分别说明如下：
原材料（M）：制造产业向供料厂商采购进料，做为产品生产过程中投入之直接原材料或间接原材料。
半成品（S）：原材料经过生产制造程序，并移交仓库保存，但尚未完成制成品的阶段之货品。Semi product半成品，但不是在制品（Work in process）。
制成品（P）：原材料或半成品经过最后完工程序，并移交仓库保存，等待出货的最终产品。
商品（Z）：从供货厂商的公司进货之后，不需要经过生产制造的过程，就可以直接出货的货品。
间接物料（低值易耗品U）：价格低廉，而且在产品的生产过程中不能核算入原材料的料品，例如打包带、去渍油、手套、橡皮筋等料品。
固定资产类（A）：在会计总帐中列入固定资产的物品，例如：土地、厂房建物、机器设备、运输设备、通讯设备、办公设备、模具设备等项目。
费用类（F）：在会计总帐中列入费用类的物品，例如：文具用品、办公用品、书报杂誌、杂项购置等物品。
维修零组件类（T）：用于公司内部机器设备维修、保养的零件或组配件。
免费料品（N）：不需要花钱采购，就能取得的料品，或是相对成本金额可以忽略的料品，例如：水、空气等。化工产业、饮料产业、医药产业等，使用大量的自来水或空气，就可以制造出产品出来，因为水的成本价格可以忽略，但是在生产投料时却要记录投入的数量或重量，才可以算出每一批产品的收率，这些料品直接视为免费料品，即，不必花钱，也不必办入库，却可以领用的物品。
客户提供料品（O）：或称为：“客供品”，就是由客户提供给公司的料品。这类的料品虽然不需要公司花钱购买，却必需每天记录客户进料数量、领用数量、出货数量、和结余数量，并且要每个月和客户对帐，免得有一天客户说：“你们公司积欠我们公司一千五百万元的原材料”，这是我们过去辅导某家企业推行全面电算化之时所遭遇过的事件。
无库存货品等（W）：有些产业的货品比较特殊，没有库存却可以不断的出货，例如：Microsoft 微软公司，他们只要授权给经销商，经销商就可以不必进货，而不断的出货，只要把版权费按时交给微软公司即可。客户也可以从网路上支付货款，然后直接下载软件或资讯，所以，软件产业的产品就是属于无库存货品，除非要录制成光碟才能出售者，则另当别论。
15、料品类别标准特性规划建档：
料品类别是要将制造产业所有的料品依据其功能属性加以分类，以利于工作分派，以及统计分析和管理。例如：电阻类、电容类、电线类、IC类、PCB类、外壳类、开关类、按键类、铭版类、螺丝类、化学药品类、包装箱类、标签类、塑胶袋类、说明书类等。
除了把料品分类规划建立之外，同时对于不同的料品类别具备的相关属性，也应该加以分析整理并建档起来。一个产业使用的料品种类可能有数十／数百／数千种大类，如果要透过各种料品的相关属性来统计／分析／查询所需要的资料，就必须把不同类别的料品具备的各项属性规划建立起来。例如：钢管类的料品，其属性有：长度、外径、内径、材质等。
16、料品品管类别规划建档：
制造产业对于每一项料品的质量检验方式，都有一定规范的品检方式和允收标准，将使用相同品检抽验方式、检验标准和允收标准的项目赋于一个代码，就称为料品品管类别。同一种品管类别可以应用于数种不同的料品分类项目，例如：电阻类和电容类的料品都使用相同品检抽验方式、检验标准和允收标准，也就是使用相同的品管类别。
17、料品质量等级规划建档：
料品质量等级规划是用来区别存货的质量等级，例如：良品、不良品、待检验品、待返工（重工）品、待报废品、报废品、次级品等。而不同的产业类别对于质量等级的规划也不相同，像瓷砖产业对产品的分级就有：检一、检二、检三、检四、检五等等级数，表示产品经过高温烧炉之后，其色泽的差异程度。有些产业对于存货良品再区分为：A级品、B级品、C级品，而其差异不一定表示品质的优劣程度，而可能是表示其尺寸的区间范围，例如轴承（Bearing）产业，其外环和内环必须以A级品、B级品、C级品的尺寸各自配套，才能配合安装钢珠后，制造出产品来。若以A级品的外环搭配B级品的内环，因为尺寸不合，就无法做出产品来。
库存料品的质量等级会影响MRP2数据的控管和运算结果，库存良品在MRP2的运算法则中是属于“供给量”，但是库存的不良品和报废品在MRP2的运算法则中则是属于“非供给量”。因为不良品对于MRP2的运算是没有办法确保正确性的一项数据。
18、料品特性对照表规划建档：
对于每一项料品特性的内容，有些特性具备固定的选项范围，可以事先规划建档，等到新增的料品建档时，就可以直接选择已经建档的资料，不容易发生错误。例如：电阻的阻值有固定的对照表，电阻的材质也有固定的对照表，纺织业使用的纱种也有固定的对照表，布匹染色的色号也有固定的色码对照表，制鞋业的鞋材也有其对照表。
19、料品特性项目规划建档：
对于产业中每一种料品的特性项目加以收集整理，并且建档处理。例如织布产业的料品特性有：纱种、染色色码、幅宽、印花花版、印花配色、克重（码重）、上浆、刷毛、亮光、颗粒、手感、剪毛、烧毛等。
20、质量检验项目规划建档：
对于各项料品的质量检验项目加以整理，并加以编码（包括原材料、半成品、制成品、商品等的检验项目），以便在建立料品检验规范的时候，可以直接选择质量检验项目代码，不需要重复输入许多资料。
21、不良原因代码规划建档：
对于产业内的所有原材料、半成品、制成品、商品等的质量不良原因项目加以整理，并加以编码，做为IQC、IPQC、PQC、FQC、QA和生产制造等发生质量不良的统计分析的依据。
22、区域代码规划建档：
依据企业的不同管理需求，对于客户和供料厂商的公司所在地区加以规划，并且编订代码。可以用于出货车程的安排用途，也可以做为营业统计分析的依据，或厂商分布地区的统计依据。
区域代码的规划会因为产业别的不同而有不同的编码方式，对于１００％外销的企业而言，可以用洲别来规划区域代码，有些企业则是以每一个省当做一个区域，有些企业则是以每一个市当做一个区域，有些企业则是以每一个乡镇当做一个区域，或是以华北、华中、华东、华南、大西北做为规划区域的依据。
23、国别代码规划建档：
对于和公司有交易往来的客户和厂商的所在国家加以编码，并用于客户和厂商资料建档作业中，做为营销和进料统计分析的依据。
24、营业项目代码规划建档：
对于和公司有交易往来的客户和厂商的所有营业项目加以整理并编码，并用于客户和厂商资料建档作业中，做为将来查询资料的依据。
25、交易条件代码规划建档：
对于营业和各类采购的交易条件加以整理并编码，做为将来营业部门和采购部门处理各种报价、询价、接单、出货、采购等交易作业的依据。例如：FOB、CIF、C&F等交易条件。
26、结帐方式代码规划建档：
对于营业和各类采购作业的结帐收／付款方式加以整理并编定代码，做为将来营业部门和采购部门处理各种报价、询价、接单、出货、采购等结帐收／付款作业的依据。例如：T/T AT SIGHT、T/T BEFORE ? DAYS、T/T AFTER ? DAYS、L/C AT SIGHT、L/C USENCE、D/A、D/P、O/A、月结？天、次月结？天、旬结？天、货到付现金等结帐方式。
27、进／出口报单代码规划建档：
配合海关进／出口的报关规定，不同原因的进口和出口作业，都要填制不同的报单种类，以兹识别。而且，不同的进／出口报单在合同核销管理办法里，会影响海关的合同核销帐务记录。进／出口报单的代码直接使用海关规定的代码即可。
28、进／出口费用代码规划建档：
在公司进口货品或出口货品之时，都会发生不同的费用项目，例如：拖柜费、仓租费、保险费、运费、融资利息、报关费等，因为进口发生的费用和出口发生的费用在会计总帐中是以不同的会计科目入帐，所以必须分别编订进／出口费用代码，供相关部门在各项作业中使用。
29、会计凭证摘要代码规划建档：
对于会计总帐的会计凭证（传票）和应收／应付凭单的登帐作业中会经常使用到的摘要／备注，全部加以编码建档，以便在做帐时直接选用摘要／备注代码，提高作业效率。
30、品检AQL105D抽检标准对照表建档：
每一个制造产业对于厂内生产制造的、和委外加工的：制成品、半成品，以及采购的各项料品都有质量检验的标准，质量部门把这些标准的数据整理好之外，还必须建立到电算化的软件系统里，让计算机能够自行判断：在IQC／IPQC／PQC／FQC／QA的各种情况下，每一项料品须要采用哪一种检验方式和检验水准。
品检的抽检标准并不仅仅有AQL105D 一种，每个产业都可以依据实际需求状况建立自己的品检抽检标准，包括非国际标准，而是公司自行订定的标准。
31、采购人员代码规划建档：
对于每一个产业，因为采购工作量的大小不同，采购作业电算化的程度也不同，所以，聘用的采购人数也一定不同，采购工作的分派方式也会不同。先不论采购人数有多少，最重要的问题是：采购工作如何分派，采购人员的代号怎么编码？
采购人员的代号编码最好像买车票的柜台一样，从01，02，03，04，05．．．．．编定，因为采购人员会流动，不论谁离职，谁到职，只要规定哪一号柜台买哪几类种别的料品，即可。
采购工作最好是依据料品类别分派，当料品数量大幅度增加的时后，可能要增加采购柜台，工作要重新分派，透过料品类别分派工作，只要几分钟就可以搞定，如果一项一项料品分派，就像发扑克牌一样，如果公司有３万种采购件料品，搞三天三夜不睡觉也还搞不好。
有些公司用供应厂商的所在地区来分派采购工作，就合理性方面就有重大问题，如果一项料品有三个供应厂商，分别在深圳、湖南株洲、福建厦门，难道要由三个人同时负责采购，难道要求三个人都必须同时了解同类料品价格谈判的成本结构吗？而且，将来请购同样的料品时，请购单要交给哪一位采购员？还是让他们三个采购员自行分配工作？这是一种不明确化，也不高效化的管理制度规划，光是请购单重新分配工作就增加许多工作量，而且请购单不知该如何填制了，应该是一张请购单填一项料品，或一张请购单填一项料品？
32、生管人员代码规划建档：
对于每一个产业，因为生管排程工作量的大小不同，车间的机器设备数量不同，使用模具／工具／治具／夹具的状况也不同，生管作业电算化的程度也不同，所以，需要的生管人数也一定不同，生管工作的分派方式也会不同。先不论生管人数有多少，最重要的问题是：生管工作如何分派，生管人员的代号怎么编码？
生管人员的代码应该和采购人员代码的编码方式相同，从01，02，03，04，05．．．．．编定。至于生管人员的工作分派，就建议以机器设备（生产线／工作中心）的生产型态来规划安排。
33、物控人员代码规划建档：
物控人员的工作主要是负责监控制造产业的原材料和中间半成品的备料状况，让原材料和半成品的进料时间不会太晚（造成停工待料），也不会进料太早（造成存货积压／资金积压）。
物控人员的代码应该和采购人员代码的编码方式也相同，从01，02，03，04，05．．．．．编定。至于物控人员的工作分派，则建议以料品类别来分派，每一个物控人员负责几种料品类别的管控。至于需要多少物控人员，则会因为选用ERP厂牌的好坏而有重大影响。如果ERP的物控功能很差，或没有功能，则，３００人的小工厂，请３０个物控人员也做不好物控工作。因为物控工作是不可能用人海战术来解决的。
34、仓管人员代码规划建档：
仓库管理对于任何企业都是非常重要的环节，许多公司的董事长或高阶主管可能都忽略了仓库管理的重要性。事实上，对于大多数的企业而言，库存品的合计总价值，可能比公司的银行存款多上十倍以上。如果忽略仓库管理的重要性，可能会比忽略银行存款的管理产生更严重的后果。
因为库存数量和帐务不符，比银行存款帐目不符更难查，但金额可能更大。若库存管理不善而产生报废，就等于手上的现金钞票被白蚂蚁吃掉，只是很奇怪：大部份的人看到钞票被白蚂蚁吃掉会心痛，但是存货拿去报废好像心理比较能够接受！
仓库人员代码的编定，应该和采购人员代码的编码方式也相同，从01，02，03，04，05．．．．．编定。至于仓管人员的工作分派，则建议以仓库别来分派，即：每一个仓库由谁控管，包括帐和物品都要由他负责，如果没有固定负责人员，就表示谁都要负责，也等于谁都不必负责。
仓库的搬运人员和仓管人员不同，仓管人员必须对物／帐负责，搬运人员只要配合仓管人员指示把存货存放在定点，或从指定的储位领取物品，并运交到指定的部门和地点即可。一个（或几个）仓库只可以有一个仓管人员（仓管柜台），但同时可以有数名搬运人员。
35、原始凭证代码规划建档：
所谓的原始凭证，指一个产业（企业）所使用到的各种单据。单据和报表不同，单据是表示在各种作业过程中，部门和部门之间，个人和个人之间，责任的转移、物品的转移、金钱的转移、帐务的转移、或任务的下达，所依据的书面格式，经手承办的人都必须签名盖章，表示负责。也做为将来在公司内部规章或在法律上责任判定的依据。
报表则是从某一种（或某几种）原始凭证的数据资料中整理出所需要的信息，再依据使用的必要性来决定需不需要签名盖章。就算在报表上签名盖章，万一发现数据资料不符，也只能算是疏忽，真正的问题还是来自原始凭证的错误，或报表输出软件的错误。例如：某月份的损益表数据不对，肯定不是签名盖章的时候发生错误，若不是会计凭证登录错误，就是计算机软件错误。若是会计凭证登录时发生错误，就表示当时会计凭证制单／签核盖章的人要负责，不论用人或计算机整理报表是取用会计凭证的数据资料，要如何负责？这就是单据（原始凭证）和报表的差异。
每一个产业对于公司所有使用到的内部凭证／对外凭证／外来凭证都要全部加以整理／编码，并且规划改善。尽管是推行ISO质量认证体系，或推行股票上市的内部控制／内部稽核体系，也都必须要把所有的原始凭证重新整理一次。何况是推行ERP全面电算化的经营管理整合信息系统，只要不能符合：明确化／合理化／规范化三种条件，就注定全面电算化保证失败，除非系统不做整合（不整合的电算化系统就是会产生许许多多信息孤岛）。何况一个企业达到：明确化／合理化／规范化的程度，并不表示已经达到高效化、精细化、自动化的程度。
推行ERP全面电算化的经营管理整合信息系统，所有原始凭证都必须经过重新规划审察过。既然称为信息整合管理系统，就表示每一张原始凭证在规划设计时都必须考虑具备（１）和四大流量相互整合的数据接口（物流／帐流／资金流／信息流），（２）和各个循环／分工体系之间的接口，否则如何称得上是全面电算化整合信息管理系统呢？
一个产业的每一张单据就像是人体组织的每一个器官一样重要，举例说明：人体的嘴巴器官，会连结到：呼吸循环、血液循环、淋巴循环、消化循环，同时也连接到：肌肉组织、神经组织、骨骼组织、皮肤组织等。经营管理的客户订单，会连结到：财务资金循环、生产制造循环、产品研发循环、存货管理循环、委外加工循环，同时也连接到：制程工程（工业工程）分工、生产管制分工、物料控制分工、制造成本分工等体系。
人体复杂而精细结构的规划设计是靠宇宙的造物者的创意，产业全面电算化的经营管理整合信息系统的规划设计则是靠专业的架构规划师（ＥＲＰ Ａrchitecture）来创造。如何让制造产业的ＥＲＰ全面电算化的经营管理整合信息系统能够规划设计到有如人体的组织结构一样灵活精细，就是产业能否真正具备十六大竞争优势的决战关键。
本人以财务资金循环体系和营业收款循环体系的一部分功能做为范例，来提出它们之间会牵涉到的系统整合的相关技术，如果您有办法提出完整解答，才表示您真正具备了系统评鉴的能力。（例题）：营业部门的出货作业：(a)、营业部门的出货作业同时会应用到哪些相关单据？包括：内销作业、外销作业、合作外销、转口贸易。(b)、营业部门的出货作业会和财务资金循环体系有哪些关联？何谓六大帐册？和营业收款体系之间有何关联？(c)、营业部门的出货作业会在甚么时机才真正进入财务循环立帐？又如何确保所立的帐是１００％正确？还能够做到双向稽核？不担心漏帐／错帐／重复登帐？(d)、财务循环体系必须每个月结帐，提出相关财务报表，对于交易程序尚未完成的部份，该如何配合处理？
上面四个问题的相关系统整合技术将留在营业收款循环体系章节中详细解说，以确保内容的完整性和连续性。
以上是指以财务／会计为核心的最关键性的系统整合技术（营业收款循环体系和财务资金循环体系能够整合，就表示其它循环体系和财务资金循环体系也应该能够整合，整合技术是相类似），也是身为一个现代化高阶经营管理者及信息化部门主管必备的专业知识。少了这一项专业认识，企业的竞争风险就增加几分。如果同业在这个领域有所突破，就表示这个同业已经进入高度财务管理自动化的运作模式，而且已经可以做到：防弊、防错、防呆、防人员流动、防信息流失、防知识断层的经营管理水平。
36、银行（金融机构）代码规划建档：
银行（金融机构）就是指所有国内外以钱为主要商品，或是有专业从事资金流通／融通借贷／投资／转帐／债券发行业务等的企业法人，包括银行、合库、农会、信托局、邮局、债券公司等等。
对于国内的银行（金融机构），凡是和公司有往来的银行肯定要编码建档，接单客户和往来厂商跟我们公司有关系的银行也要编码建档。而银行（金融机构）的编码规则，直接采用中央银行编订的标准代码就可以了，不需要另行编码。
37、存款帐号代码规划建档：
存款帐号主要就是指公司在银行（金融机构）开立的各种类型的存款帐户，包括：活期存款、支票存款、定期存款、融资偿债专户、投资专户等等。而且，同性质的存款帐号还有各种不同币别的帐户，例如：人民币帐户、美金帐户、港币帐户、日币帐户等等。
对于存款帐户的编码技术，建议采用下列原则：存款种类用一码，币别用二码，流水号用两码或三码。理论上银行存款属于相同种类性质，又相同币别，能够用到９９９个帐号，这个国际集团企业也确实是具备相当的规模了，但也不至于用到９９９个帐户吧。
银行存款帐户规划编码好了，就可以自动生成银行存款的会计科目，即：银行存款的统制科目（４码）＋款帐户的编码（５至６码），就等于会计总帐管理系统的银行存款明细科目。将来所有银行存款帐户的资金存／取变动记录，就可以从银行存款帐和会计总帐自动产生整合互动。不需要人工重复登帐了。
38、存款异动摘要代码规划建档：
每一个银行存款帐户的每一笔存／取／变动（异动），都会有其原因，为了将来能够清楚瞭解并追查银行存款帐户的变动，就必须把每一种变动原因加以编码。并且，把存款增加的原因代码的第一码用“D”，表示Debit（借方）；存款减少的原因代码的第一码用“C”，表示Credit（贷方）。
39、年度周别规划建档：
一年有５２周虽然是常识，但是在系统整合的信息上，还是要明确表示在系统上，并且包括近期两年的数据资料，以便在生产管制和物料控制作业上运用，另外在中长期资金调度预估表上，也是以周别的方式来表达资金状况是否足够。
40、银行行事历资料建档：
银行的行事历和公司的行事历并不相同，因此必须另外建档。银行的行事历最主要是会影响应收／应付票据的票面到期日和托收银行的实际兑现日的银行存款立帐作业。
41、公司行事历资料建档：
对于公司每个月的行事历，人事部门都必须要在每个年度到来之前规划建档，以便其它部门的各项计划作业能够顺利进行。
42、利润中心（专案）代码规划建档：
如果产业推行利润中心、成本中心、专案管理的话，就必须在每一个利润中心、成本中心、专案管理项目成立时，把其代码和名称等数据资料规划建档，以便其它部门可以取用。
如果利润中心、成本中心是以：部门、厂别、营所、事业处（部）、产品类别为核算基础的话，就不须要在本作业画面另外建档，这些资料已经在其它作业项目建档了。而且，透过会计总帐的会计科目立冲要件设定，就能自动产生上列部门别损益表、厂别损益表、营所别损益表、事业处（部）别损益表、产品类别损益表等。
所谓专案管理项目，主要是针对：工程承包合约、工程发包合约、新厂房建厂专案、新产品开发专案、或是一些项目型接案的产业等，就必须能够应用专案管理的功能。
43、票据类别代码规划建档：
对于公司在财务运作过程中会使用到应收／应付票据的票据种类加以分类／编码／建档。例如：支票、本票、汇票等。
44、会计凭证（传票）种类代码规划建档：
会计传票一般分为：（１）现金收入传票 （２）现金支出传票 （３）收入传票 (4)支出传票 (5)转帐传票等五种，如果万一又有新的分类产生，就可以再自行增加。
45、往来对象类别代码规划建档：
往来对象类别代码是将公司往来的客户、供料厂商、委外厂商、往来银行（金融机构）、政府机关、学校、母子公司、关系企业等，依据产业的管理需要，及不同属性的往来对象特性，编定不同的往来对象类别代码，供往后做管理分析使用。例如：对于往来客户来说：有些公司是以：开发中客户（K）、交易中客户（J）、停止交易客户（T）、拒绝往来客户（G）。而往来厂商的分类则可以另外依实际需要来规划编码处理。
往来对象的“类别”和“等级”的概念不同，等级是指：A级、B级、C级、D级、E级、或01级、02级、03级、04级、05级、06级等。
46、呆滞料品原因代码规划建档：
为了对于产业中产生呆滞料的原因加以编码区分，以便确认部门和个人的权责，并且能够对每周／每月／每季／每年做统计分析，让每个部门和个人会随时加以警惕，可以大幅度降低呆滞料品产生的成本损失。
一个产业的经营过程中，可能造成呆滞料品的部门和原因很多，例如：产品研发设计不良、业务订单产品打错、业务订单数量打错、客户订单变更、物控核料项目错误、物控核料数量错误、采购部门买错料、采购部门多买料、生管工令单开错产品、生管工令单开错数量、仓管发错料、仓管搬运摔毁、制造部门用错料、制造部门超产、交期延误遭客户取消订单等。项目和权责规划越清楚明确，就越能降低呆滞料品的损失。
47、料品材质代码规划建档：
如果产业对于使用料品的材质很重视，则必须把各种使用到的原材料材质加以分类规划编码，做为产业经营管理分析的依据。例如：鞋业、成衣业、皮件业、包袋业等。
48、营业税申报地点代码规划建档：
营业税／增值税等是属于地方税，一个公司法人可能跨好几个地区经营，包括各个分厂、营业所、办事处，所以对于公司所有的营业税／增值税等申报地点必须先行整理编码建档，做为各个分厂、营业所、办事处资料建档时，及发票处理作业时，可以顺利应用。
49、备注说明代码规划建档：
产业全面电算化整合信息系统建立实施之时，有许多电算化作业会重复应用到相同的词句、备注、摘要等，为了避免重复输入，浪费人工时间，可以事先将这些词句整理编码建档，供相关作业中选用。
在编定词句、备注、摘要等代码时，最好要依据用途／性质分类，再编码，免得资料多了之后会找不着。
50、料品单位代码规划建档：
对于公司的全部料品使用到的单位，若有统一的必要，可以先在全面电算化实施的前期加以规化建立，这样可以避免相同料品分类的东西，却用不同的单位表示，例如：同样是电阻类的料品，有些用个，有些用颗，有些用粒，有些用PCS，有些用PS，在数据计算上是没有甚么影响，但是就是列印报表时会出现许多不同的单位符号，看起来不统一。
51、往来客户代码规划建档：
对于公司往来的客户资料，全部加以编码建档。客户编码采用的编码规则建议如下：(a)、对于国内使用中文的公司，直接以公司名称的前四个中文字的罗马拼音的第一段编码，４码以后则用流水码，可避免前４码重复。至于流水码要用几码，要看往来客户和厂商的家数多少来决定，最多可以用到４个流水码。至于前四码如何编订，最好是所在县市地区放在前二码，公司名称放在三四码，例如：宁波顺发金属有限公司，其代码为：NBSF001。宁波升华工业股份有限公司，其代码为：NBSF002。宁波申富泉实业股份有限公司，其代码为：NBSF003。虽然罗马拼音相同，但是流水码并不相同，使用者马上可以用前四码查询到这三家客户的资料。(b)、对于国外非使用中文名称的公司，则直接使用其英文名称的前四码，再依据外销客户数量多少决定加上几码流水码，将来就可以简单的进行查询的作业。
52、往来厂商代码规划建档：
对于公司往来的厂商资料，全部加以编码建档。往来厂商编码采用的编码规则建议和往来客户采用相同的规则，不需要另外再订定编码规则。
尤其，有些客户也可能是厂商身份，到底要分别用一个代码，或共用一个代码？如果每个月结帐时，该客户同时有应收帐款，也有应付帐款发生时，如何让应收帐款和应付帐款能够对冲？
如果使用两个往来对象的方式，应收帐款和应付帐款是不能够对冲的，如果开放不同厂商客户间可以应收帐款和应付帐款能够对冲，则将来财务管理系统大乱的机会将大增，而且，人为的疏忽或作弊的可能性就会增加，当几百家／几千家客户和厂商的应收帐款和应付帐款大乱之后再来整帐，大部份的财务人员会投降，因为应收帐款和应付帐款大乱，就表示会计总帐肯定也出大问题。所以，不同往来对象的账是不能相互对冲的。而相同的一个往来对象同时具备客户和厂商资格时，最好的办法就是只用一个往来对象代码。
53、公司股东资料规划建档：
公司的股东有可能是自然人股东，也可能是法人股东。由于公司的股东必定和公司会有某些必然的往来事项，所以就必须加以编码建档。一般股东的资料保存期限都很长，所以所有股东的资料都不能轻易删除，也就必须在股东编码时把码数加大，免得将来不够使用。尤其，没有人可以预知公司的发展会到甚么规模？也就无法预测公司的股东人数会有多少。例如：一个２００人的企业，有可能发展到２０，０００人，而成为一个上市公司，然后再发展到国际性集团企业，其股东人数可能从原来的独资个人，变为数十万个股东的国际性集团企业。经过了十年二十年之后，股东的持股转换，就可以达到数百万／数千万个股东资料的情况。
54、其它往来对象代码规划建档：
所谓其它往来对象的范围，就是母子公司、关系企业、往来客户、往来厂商、公司股东以外的政府机关、学校、慈善机构等等，会和公司在非交易性质的事务上往来的各种对象。其编码方式和客户／厂商相同，在查询资料上会比较简单。
55、使用者权限规划设定：
对于公司全面电算化的软件系统使用上有被授权者，都必须设定其使用者权限，做为对其工作范围和权责大小的规范，同时也对产业的机密加以更严格的控管。
对于使用者权限的控管，可以控管到：系统模块、作业项目、每项作业的新增／修改／删除／查询／审核/作废/确认／反确认／列表等，以及重要栏位（字段）的锁定。一旦使用者权限设定完成，每一个使用者就只能看到自己被授权的功能范围，以降低系统使用的复杂度。
56、年度会计周期规划设定：
每一个企业都可以有自己的会计周期规划，对于不同的国家，使用的会计周期更是多样化。有些公司是以每年的一月到十二月为年度会计周期，有些公司是今年的五月到明年的四月为年度会计周期，有些公司则是以周别区间来结算各月份的损益和资产负债等财务报表，每年的一月是以第一周来起算，而不是元月一日起算。
面对各国的各种会计周期差异，就必须提供会计周期设定的功能。而且，当面对一个跨国的集团企业，财务总监如何处理不同国家的会计周期，并且还要能够达成集团企业全球会计合并彙总的目的，就是一个重要关键性技术。事实上，只要在全面电算化整合性管理信息系统中同时提供两个会计周期设定的功能即可以解决这个严重的问题。
